¿CONTRATO? ¿SE TENÍA QUE HACER UNO?

-Mi cliente me reclama TODAS las fotos de la sesión, dice que se las grabe en un CD sin editar y el paquete que compró son sólo 15 fotos…

-Mi cliente llegó tarde, estuve esperando casi una hora y media….

-Mi cliente pidió una sesión de recién nacido, pero trajo al bebé cuando ya tenía dos meses de edad y dice que mis fotos no le gustaron, que no se parecen a las que publico en linea…

-La memoria se rompió y perdí la sesión, no había respaldado. ¿Qué puedo hacer?….

-Mi sesión quedo hermosa, ha sido la mejor del año, pero mi cliente no me dejó publicarla en redes sociales. Me siento frustrada….

-Mi cliente subió fotos la sesión a instagram y le aplicó filtros y emoticones en toda la foto….

-¡Auxilo! Mi disco duro tronó y perdí sesiones sin entregar…

¿ Te suena familiar? Pues estos son algunos de los casos que pueden traernos un mal sabor de boca, y peor aún, pueden pasar de una piedrita en el zapato, hasta la pérdida de un cliente o la difamación profesional y su difusión en redes sociales y otros medios.

No todo en la fotografía es ojo y corazón, los creativos usualmente solemos poner nuestro “TODO” en la creación, y poco o nada en la operación, en la administración y en el negocio.

Cuando la fotografía pasa de ser un hobbie, para convertirse en una fuente de ingresos, es indispensable tener bases sólidas que nos protejan legalmente.

¿Por qué necesito un contrato?
El corazón nos gana. La adrenalina sube, cuando a la gente le gusta tu trabajo, y tu correo electrónico empieza a llenarse de sesiones por cotizar. La emoción de hacer todos los días lo que amas, y además vivir de ello es una de las mejores experiencias.

Al empezar este negocio, tu energía esta “full” y todo parece que es felicidad, hasta que empezamos con las roturas de corazón: el “yo creía”, el “tú no especificaste”, el “yo pensaba”… Y como estamos comenzando, empezamos a ceder frente a las peticiones y exigencias de los clientes, no sin sentir en el estomago esa sensación de que algo no es justo, de que algo no está del todo bien. Y así es nuestro primer año de “fotógrafas” enamoradas de nuestra ahora profesión, pero frustradas porque no sabemos que estamos haciendo mal.

Pero no todo es malo con estás experiencias, ya que si sabes aprovecharlas, tienes mucho que aprender. Lo primero que debes hacer para evitar estos “malos entendidos” es hacer un contrato, la mejor manera de formalizar las cosas entre tú y tu cliente.

¿Qué elementos debe de tener un contrato?
Un contrato de trabajo fotográfico puede incluir tantos puntos como dudas te vengan a la mente. Es aconsejable empezar con un contrato corto y fácil de leer, y podrás enriquecerlo según tus experiencias y necesidades.

Aquí enlisto algunas cosas que un contrato debe de tener:

a) Datos de contrato. Estos serán tanto del contratante (cliente), como del contratado  (fotógrafo); como nombre completo, dirección y teléfono.

b) Hora y lugar de la prestación de servicios fotográficos. Ya sea evento o sesión, indicaciones adicionales para llegar al lugar, hora de inicio y hora final según lo pactado, todos aquellos datos que establezcan las reglas del juego para realizar nuestro trabajo.

c)Datos del servicio contratado. Cuántas horas de cobertura, material entregable digital y/o impreso, material adicional, etc.

d) Descripción o concepto. A qué nos estamos comprometiendo y que tipo de evento es: boda, sesión de recién nacido, bautizo, etc… No falta aquel que te pide una sesión para un niño, y acaba llegando hasta con el tatarabuelo a tomarse fotos.

e) Costo. Hay que ser muy específicos y detallados en esta parte. Debe incluir el valor de lo contratado; si este valor incluye IVA, o si el cliente, al requerir factura, necesita pagarlo; la moneda en la que se establece el precio; el monto del anticipo; fecha y medio de pago, así como los pagos restantes cuando se realizarán. Es muy importante poner la cantidad en números y con letras, si existe una promoción o descuento en la contratación y si hay viáticos o algún otro servicio no incluido.

f) Entrega. La fecha o el rango de tiempo en el que el trabajo será entregado, especificando también si es que el cliente necesita aprobar algún material, los tiempos de aprobación y producción de los materiales.

g) Lugar, fecha y firmas de común acuerdo.

h) Términos y condiciones. Aquí es en donde tenemos que poner toda nuestra atención para darle a nuestro cliente el mejor de los tratos, pero sin caer en sus redes. Ejemplos de cláusulas que podemos incluir en esta parte:

-Cooperación: Es importante la disposición y cooperación del cliente para lograr los resultados deseados.

-Locación, estudio o lugar en donde se realizará la toma fotográfica. En donde el cliente acepta los resultados finales, de acuerdo a las limitaciones del lugar, espacio, luz, y otras contrariedades físicas que puedan presentarse.

-Cobros adicionales. Aquí podemos incluir horas extras, viáticos o trabajos no cotizados.

-Puntualidad. Lo que pasa cuando alguna de las dos partes no llega puntual a la cita.

– Enfermedades, accidentes y contratiempos con el equipo. Aquí especificamos que es aquello que pasa, cuando una memoria se daña, cuando nos roban el equipo, cuando nos enfermamos, etc…

-Derechos. De autor, de uso, de comercialización, de edición (filtros), de distribución, etc.

-Permiso de publicar en redes sociales u otro medio, y lo que se hace en caso de que el cliente no lo permita: ¿hay algún costo extra para el cliente, o te comprometes a respetar su decisión de ser publicado o no?

-Cancelaciones de ambas partes. ¿Que pasaría con el evento o sesión? ¿Que pasaría con el dinero? ¿En qué casos podemos re-programar sesiones?

-Tiempo de entrega del trabajo. ¿Qué pasa en caso de que no entregues el trabajo en el tiempo estipulado?

-Garantía de Satisfacción. Esta cláusula debemos realizarla con sumo cuidado y pensando en todo aquello que, dependiendo o no de nosotros, nos puede pasar, y cómo resolveríamos el problema. Y tratando de abarcar los puntos anteriores para poder dar a nuestro cliente una respuesta y solución a cada una de las probables cosas que pudieran pasar: ¿Cómo resolvemos la situación si no pudimos llegar al evento?, ¿qué pasa si nuestra computadora falla y tenemos que entregar material?, ¿qué pasa si un dispositivo electrónico se daño, y se dañaron los archivos del cliente?

Concluyendo:

Así que, es hora de darte un espacio en la agenda para hacer tu contrato o comprar algún machote* ya hecho. Si tienes alguien que te asesore legalmente, o simplemente con otros amigos fotógrafos, puedes preguntar qué les ha servido y en base a tu experiencia, a tu público y a tu región, y redactar lo más pronto posible el documento que te evitará muchos dolores de cabeza, muchos malos entendidos y un mejor servicio y satisfacción para tus clientes. Pero no puede pasar una sesión más, en la cual trabajes sin contrato.

*Para el ramo de fotografía New Born y de familia, que es el ramo al que me dedico, te recomiendo que visites esta página y hagas una inversión para tu tranquilidad.  https://www.etsy.com/es/listing/288482357/yo-solo-quiero-tomar-fotos-pack

 

BONUS / REGALO
Alusivo al tema de hoy, vamos a regalar para el público de SOMOS FOTÓGRAFAS,  un Pack para Fotograf@s que incluye los siguientes archivos editables y totalmente personalizables (EN ESPAÑOL):
-Contrato para sesión fotográfica (3 páginas)
-Contrato de recepción de productos
-Cuestionario para sesión de recién nacido
-Cuestionario para sesión de embarazo
-Guía para padres “preparación para sesión de recién nacido»
-Guía “que debo vestir”
-Email de bienvenida al cliente
-Guía “no edites mi foto”
-Dos formatos distintos “orden de productos”
-Contrato de plan de pagos
-Hoja de seguimiento de ingresos
-Permiso de impresión
-Guía de impresión
-Linea de tiempo del cliente (para no olvidar ningún detalle)
-4 Templates prediseñados para facebook

Para participar en el concurso y ganarte este pack, tienes que:
1. Compartir en tu muro personal el artículo de hoy.

2.Siguenos en nuestras redes sociales.

3. Postea en los comentarios (facebook) de esta publicación una fotografía mostrando como amas a tu camara.

Gracias a Mishelle Villegas mamá y fotógrafa de New Born y Familia por habernos regalado este paquete para regalar al público de SOMOS FOTOGRAFAS. @Mishelle Vinu Photography /Sacramento California

Mónica Pedraza
Fotógrafa de recién nacidos, bebés, embarazos y familia/ Coaching de Negocio Creativo